Kilometervergoeding in 2026: regels en onbelaste vergoeding

1 september 2026 · Werkow

Als uw medewerkers huisbezoeken afleggen, tussen locaties pendelen of voor u zakelijke ritten maken, heeft u als werkgever de mogelijkheid om die kilometers onbelast te vergoeden. In de zorg is dat geen uitzondering: fysiotherapeuten die aan huis behandelen, logopedisten die naar scholen reizen, dieetisten die bij zorginstellingen op locatie werken. Dit artikel legt uit wat het onbelaste tarief in 2026 is, wat het verschil is tussen woon-werkverkeer en zakelijke kilometers, hoe u de administratie sluitend houdt en waar het bij kleine praktijken nog wel eens misgaat.

Het onbelaste kilometertarief in 2026

De Belastingdienst stelt jaarlijks een maximumbedrag vast dat werkgevers belastingvrij mogen vergoeden per zakelijk gereden kilometer. In 2026 bedraagt de fiscale onbelaste kilometervergoeding €0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Tot dat besluit gold €0,23. Raadpleeg altijd de actuele richtlijn van de Belastingdienst, want dit bedrag kan jaarlijks worden aangepast.

Tot dit bedrag hoeft u als werkgever geen loonbelasting in te houden en hoeft de medewerker er geen belasting over te betalen. Vergoedt u meer dan €0,25 per kilometer, dan is het meerdere belast als loon. U kunt ook minder vergoeden of helemaal niets; dat is uw keuze als werkgever, tenzij een cao iets anders voorschrijft.

Zakelijke kilometers versus woon-werkverkeer

Niet alle kilometers zijn gelijk. Het is belangrijk onderscheid te maken tussen twee categorieen:

• Zakelijke kilometers: ritten die de medewerker maakt in het kader van de uitvoering van het werk, zoals huisbezoeken bij patienten, reizen tussen twee praktijklocaties of bezoek aan een zorginstelling. Deze zijn onbelast te vergoeden tot het maximumtarief.
• Woon-werkverkeer: de rit van thuis naar de vaste werklocatie en terug. Dit valt onder hetzelfde maximumtarief van €0,25 per kilometer. Het is echter relevant om ze apart te administreren, omdat de fiscale behandeling in bepaalde situaties kan verschillen, bijvoorbeeld als een medewerker een (lease)auto van de zaak heeft.

In de zorg is de grens soms minder scherp dan in een kantooromgeving. Een therapeut die rechtstreeks van thuis naar een patient rijdt zonder langs de praktijk te gaan: is dat woon-werk of zakelijk? Als de patient de eerste afspraak van de dag is en de rit direct zakelijk van aard is, worden dergelijke ritten doorgaans als zakelijk beschouwd, maar het is verstandig hierover heldere afspraken te maken en vast te leggen.

Waarom een sluitende kilometeradministratie verplicht is

De Belastingdienst eist dat u aannemelijk kunt maken dat de vergoede kilometers daadwerkelijk zakelijk zijn gereden. Dat betekent dat u een rittenadministratie moet kunnen overleggen als dat gevraagd wordt. Voor de medewerker met een auto van de zaak geldt een bijzonder strikte km-registratie (de zogenaamde rittenregistratie voor de bijtelling), maar ook bij vergoeding van eigen autogebruik is documentatie verstandig.

Een sluitende administratie bevat per rit minimaal: datum, vertrekadres, bestemmingsadres, aantal kilometers en de aard van de rit (zakelijk of woon-werk). Hoe strakker u dit bijhoudt, hoe makkelijker u eventuele vragen van de Belastingdienst kunt beantwoorden.

Hoe declareren in een kleine praktijk werkt

In veel kleine praktijken gaat de km-declaratie informeel: medewerkers sturen een lijstje aan het einde van de maand, dat wordt overgenomen in de salarisadministratie. Dat werkt, maar heeft een aantal zwakheden. Er is geen controle op dubbele declaraties. Het overzicht per medewerker is moeilijk te reconstrueren als achteraf vragen rijzen. En als de medewerker vergeet het lijstje aan te leveren, gaat er een maand voorbij zonder vergoeding, wat tot discussie kan leiden.

Een app-gebaseerde aanpak lost dit op. Medewerkers leggen een declaratie vast op het moment dat de rit plaatsvindt of op de dag zelf: datum, vertrek, bestemming, aantal km, ritsoort. U ziet de declaraties binnenkomen in uw dashboard en keurt goed of af. Goedgekeurde declaraties zijn exporteerbaar voor uw salarisadministrateur. Zo is er geen papier, geen mailverkeer en een complete audit trail. Bekijk de km-vergoeding module van Werkow voor meer details.

Wat u kunt instellen als praktijkhouder

U bepaalt zelf het tarief dat u vergoedt per kilometer. U kiest ervoor het wettelijke maximum te hanteren, een lager tarief, of te differentiieren per functie of type rit. Het systeem rekent de declaratiebedragen automatisch uit op basis van het door u ingestelde tarief, zodat uw medewerkers direct zien wat ze terugkrijgen en u geen rekenfouten maakt bij de verwerking.

Veelgemaakte fouten bij km-vergoeding

Een paar situaties die in de praktijk voor problemen zorgen:

• Geen onderscheid woon-werk versus zakelijk: als u alles op een hoop gooit, is de administratie bij een controle moeilijk te verantwoorden.
• Vergoeding boven het maximumtarief zonder loonheffing: als u €0,30 per kilometer vergoedt, is het verschil van €0,07 belast als loon. Dat moet u verwerken in de salarisadministratie.
• Achteraf reconstrueren: declaraties die weken later op geheugen worden ingevuld zijn minder betrouwbaar en moeilijker te verantwoorden.
• Geen vast moment voor goedkeuring: als declaraties ergens in een map belanden en pas aan het einde van het kwartaal worden bekeken, bent u het overzicht kwijt.

Wilt u ook de uren van uw medewerkers gestructureerd bijhouden? Lees het artikel over urenregistratie voor parttimers in uw zorgpraktijk.

← Alle artikelen