Administratieprogramma logopedie: de personeelskant van uw praktijk geregeld

Als logopedist met een eigen praktijk heeft u al uw handen vol aan de behandelkant. Een EPD regelt uw patiëntendossiers en declaraties. Maar wie regelt de personeelsadministratie? Ziekmeldingen, verlofaanvragen, CKR-herregistraties, Wet Poortwachter-termijnen en uren van deeltijdwerkers over meerdere locaties: dat is de andere kant van het werkgeverschap. Werkow is daarvoor: een lichtgewicht administratieprogramma voor logopediepraktijken dat uitsluitend de personeelskant beheert, naast uw bestaande EPD.

Herkent u dit?

Veel logopediepraktijken zijn kleine organisaties van twee tot tien therapeuten, waarvan het merendeel in deeltijd werkt. Er is geen HR-afdeling. Toch gelden dezelfde werkgeversverplichtingen als bij grote bedrijven. In de praktijk betekent dat:

• Een ziekmelding via de appgroep die nergens formeel staat vastgelegd.
• Verlof in een Excel-bestand dat door twee mensen wordt bijgehouden en niet altijd klopt.
• De CKR- of KP-registratie van een logopedist die stilletjes verloopt, met gevolgen voor contracten met zorgverzekeraars.
• Wet Poortwachter-deadlines bij een langdurig zieke medewerker die u pas terugvindt als ze al verstreken zijn.
• Uren van parttimers over meerdere locaties bijhouden in losse lijstjes voor de salarisadministrateur.

Werkow lost elk van deze knelpunten op in één omgeving, zonder implementatietraject en zonder jaarcontract.

CKR en KP: kwaliteitsregistraties bewaken

Logopedie valt onder artikel 34 van de Wet BIG: de beroepstitel is beschermd, maar kwaliteitsborging verloopt via het Centraal Kwaliteitsregister (CKR) van de NVLF of het Kwaliteitsregister Paramedici (KP). Beide kennen een vijfjaarscyclus met eisen rond accreditatiepunten, intercollegiaal overleg en voor CKR periodieke visitatie.

Als de registratie van een medewerker verloopt, kan dat direct gevolgen hebben voor uw contracten met zorgverzekeraars en voor de kwaliteitsborging van uw praktijk. Werkow slaat per medewerker de verloopdatum op en stuurt automatisch een waarschuwing ruim van tevoren. Diploma's, accreditatiebewijzen en certificaten bewaart u in de Documentenkluis. Zie de module BIG- en kwaliteitsregistratie voor meer details.

Ziekmelden en Wet Poortwachter

In een kleine logopediepraktijk leidt één ziekmelding al snel tot behandeluitval. Tegelijkertijd starten bij langdurig verzuim de Wet Poortwachter-verplichtingen, met strikte deadlines die u als werkgever niet mag missen:

• Week 6: probleemanalyse door de bedrijfsarts
• Week 8: plan van aanpak
• Week 42: ziekmelding bij het UWV

Mist u een van deze termijnen, dan riskeert u een loonsanctie van het UWV van maximaal een jaar extra loonbetaling. Werkow registreert de ziekmelding direct via de app en opent automatisch een re-integratietraject zodra het verzuim langer dan zes weken duurt. U ontvangt een herinnering voor elke deadline. Bekijk de ziekmelden-module en de Wet Poortwachter-module voor de volledige tijdlijn. Wilt u snel uitrekenen hoe het traject eruitziet? Gebruik onze Wet Poortwachter-tijdlijn tool.

Verlof en urenregistratie voor deeltijdlogopedisten

Logopedisten werken vaak in deeltijd, met contracturen die per medewerker verschillen. Werkow houdt het verlofsaldo bij op basis van de individuele contracturen. Medewerkers dienen verlofaanvragen in via de app; u keurt goed of af vanuit het dashboard en het saldo wordt direct bijgewerkt. Medewerker en praktijkhouder zien altijd hetzelfde beeld, in realtime.

Gewerkte uren registreren medewerkers per dag en zijn exporteerbaar als CSV voor uw salarisadministrateur. Bekijk de verlofregistratie-module en de urenregistratie-module.

Alle modules in uw praktijk

Werkow bundelt alle personeelsadministratie die een logopediepraktijk nodig heeft. Alles zit in één abonnement:

• Ziekmelden via de app, direct geregistreerd in uw dashboard
• Wet Poortwachter: automatische termijnbewaking bij langdurig verzuim
• Verzuimstatistieken: verzuimpercentage, meldingsfrequentie en trends per medewerker
• CKR- en KP-bewaking met automatische waarschuwingen
• Verlofregistratie: aanvragen, goedkeuren en verlofsaldo automatisch bijhouden
• Urenregistratie: per medewerker invoeren en exporteren
• Roosterplanning: diensten inplannen en beschikbaarheid bijhouden
• Onboarding: gestructureerde inwerklijst per nieuwe logopedist
• Km-vergoeding: zakelijke kilometers declareren met automatische vergoedingsberekening
• Documentenkluis voor diploma's, certificaten en bedrijfsdocumenten
• Loonstroken digitaal beschikbaar stellen

Wilt u weten hoe uw verzuimpercentage zich verhoudt tot de branche? Gebruik onze gratis verzuimpercentage-calculator.

Werkow versus Excel en papier

Situatie	Excel en papier	Werkow
Ziekmelding vastleggen	Appje of telefoontje, daarna zelf invoeren	Medewerker meldt via app, direct zichtbaar in dashboard
Wet Poortwachter-deadlines	Zelf bewaken in agenda of los document	Automatische herinneringen per termijn
CKR- of KP-verloopdatum	Datum in spreadsheet, handmatig controleren	Automatische waarschuwing ruim voor verlopen
Verlofaanvraag verwerken	Mail of mondelinge afspraak, saldo handmatig aanpassen	Aanvraag via app, goedkeuren in twee klikken, saldo automatisch bijgehouden
Uren doorgeven aan salarisadministrateur	Lijstjes per medewerker samenstellen	Exporteren als CSV vanuit het dashboard

Werkow is niet bedoeld als vervanging van grootschalige HR-pakketten als Personio of NMBRS. Die systemen zijn gebouwd voor grotere organisaties met een HR-afdeling. Werkow is specifiek voor de kleine zorgpraktijk van twee tot twintig medewerkers die geen zware implementatie wil maar wel alles goed geregeld wil hebben.

Starten met Werkow

U richt uw praktijk gratis in zonder betaalgegevens op te geven. Voeg uw logopedisten en ondersteunend personeel toe en bekijk hoe het werkt. U betaalt vanaf €19,99 per maand zodra u medewerkers laat inloggen. Het abonnement is maandelijks opzegbaar.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen Werkow en een EPD?

Een EPD (elektronisch patiëntendossier) beheert behandelgegevens, dossiers en declaraties. Werkow regelt de personeelskant: ziekmeldingen, verlof, urenregistratie, CKR-bewaking en Wet Poortwachter. De twee systemen vullen elkaar aan en staan volledig los van elkaar.

Werkt Werkow naast mijn declaratiesoftware?

Ja. Werkow is geen declaratie- of behandelsoftware en raakt uw bestaande EPD of declaratiepakket op geen enkele manier. U gebruikt Werkow alleen voor personeelszaken: aanwezigheid, verlof, verzuim en registratiedocumenten.

Wat kost een administratieprogramma voor logopedie?

Werkow kost vanaf €19,99 per maand voor uw hele praktijk. De prijs past zich aan op teamgrootte. U richt uw praktijk gratis in zonder betaalgegevens op te geven; u betaalt pas als u medewerkers laat inloggen. Het abonnement is maandelijks opzegbaar.

Kan ik het kwaliteitsregister van mijn logopedisten bewaken?

Ja. Werkow bewaakt de verloopdatum van CKR- (NVLF) en KP-registraties per medewerker en stuurt automatisch een waarschuwing ruim voor het verlopen. Certificaten en accreditatiebewijzen slaat u op in de Documentenkluis.

Hoe werkt de Wet Poortwachter voor een kleine logopediepraktijk?

Bij verzuim langer dan zes weken gelden strikte wettelijke termijnen: probleemanalyse week 6, plan van aanpak week 8, UWV-melding week 42. Mist u een termijn, dan riskeert u een loonsanctie van maximaal een jaar extra loon. Werkow bewaakt de volledige tijdlijn en stuurt u een herinnering voor elke deadline.

Ook beschikbaar voor fysiotherapie, ergotherapie en diëtetiek.