Inwerkschema voor nieuwe medewerkers in uw paramedische praktijk

Een nieuwe collega in dienst? Goed personeel inwerken kost tijd, maar een helder inwerkprogramma maakt het verschil. Werkow biedt een gestructureerde onboarding-checklist die per praktijk aanpasbaar is en de voortgang per nieuwe medewerker bijhoudt — van dag 1 tot het einde van de proeftijd.

Inwerkschema voor een paramedische praktijk: week voor week

Nieuw personeel inwerken in een zorgpraktijk vraagt meer dan een rondleiding geven. Er zijn BIG-registraties te controleren, dossierprotocollen door te nemen en patiëntveiligheidsregels die vanaf dag 1 gelden. Een goed inwerkprogramma voor een nieuwe medewerker ziet er doorgaans zo uit:

Week 1 — Toegang en administratie

• Sleutel of toegangspas uitreiken en toegang tot pand regelen
• Werkow-account aanmaken en uitnodiging versturen
• E-mailadres en eventuele praktijksoftware instellen
• BIG-registratienummer en vervaldatum vastleggen (indien van toepassing)
• Personeelshandboek lezen en digitaal accorderen
• Geheimhoudingsverklaring ondertekenen
• Introductiegesprek voeren: taken, werkwijze, teamstructuur

Weken 2-4 — Meelopen en protocollen

• Meelopen met ervaren collega('s) tijdens behandelingen of intakes
• Kennis maken met de dossiervoeringsprotocollen en EPD-systeem
• Arbo-instructie en calamiteitenprotocol doornemen
• Proeftijdgesprek week 2 en week 4 inplannen
• Kwaliteitsregister-verplichtingen bespreken (ERGOregister, KP, NVLF-CKR)

Maanden 2-3 — Zelfstandig werken met begeleiding

• Zelfstandig behandelen of intakes afnemen onder aandacht van een vaste aanspreekpersoon
• Eerste evaluatiegesprek aan het einde van de proeftijd
• Scholings- en bijscholingswensen inventariseren
• Eventuele aandachtspunten schriftelijk vastleggen in het personeelsdossier

Dit tijdsbestek is een gangbaar inwerkprogramma voor medewerkers in de paramedische zorg. Elke praktijk past het aan op eigen wensen.

Hoe werkt de onboarding-module?

Zodra u een nieuwe medewerker toevoegt in Werkow, wordt automatisch een onboarding-dossier aangemaakt. Dit dossier bevat alle taken die horen bij de eerste werkperiode: van het uitreiken van een sleutel en het aanmaken van een werkaccount tot het lezen van het personeelshandboek en het ondertekenen van de geheimhoudingsverklaring.

U bepaalt zelf welke taken de standaard-template bevat. Is uw praktijk aangesloten bij een kwaliteitsregister dat een specifiek introductieprotocol vereist? Voeg de bijbehorende stap toe als vaste taak voor alle nieuwe medewerkers. Elke taak heeft een verantwoordelijke (werkgever of werknemer zelf) en een optionele deadline.

De nieuwe medewerker ziet in zijn of haar eigen app-omgeving precies welke stappen er nog openstaan. Afgeronde stappen worden gemarkeerd; de werkgever ziet op het dashboard hoeveel procent van de onboarding voltooid is.

Aanpasbare template voor het inwerken van medewerkers

Elke praktijk is anders. Een fysiotherapiepraktijk met meerdere locaties heeft andere stappen voor het inwerken van medewerkers dan een solo-praktijk met één fysiotherapeut. Via de instellingen past u de onboarding-template eenmalig aan: voeg taken toe, verwijder wat niet past, en stel in wie verantwoordelijk is.

Standaard bevat de template de meest voorkomende stappen voor zorgpraktijken:

• Sleutel of toegangspas uitreiken
• Werkow-account en e-mailadres aanmaken
• Personeelshandboek lezen en digitaal accorderen
• Introductiegesprek inplannen (proeftijdgesprek week 2 en 4)
• Geheimhoudingsverklaring ondertekenen (digitaal via documentenkluis)
• BIG-registratienummer registreren (indien van toepassing)
• Veiligheidsinstructies en ARBO-protocollen doorlopen
• Eerste beoordelingsgesprek inplannen (einde proeftijd)

Documenten die bij de onboarding horen — zoals het ondertekende handboek of de geheimhoudingsverklaring — worden automatisch opgeslagen in de beveiligde documentenkluis van de medewerker.

Overzicht voor werkgever en HR

Op het werkgevers-dashboard ziet u in één oogopslag hoeveel procent van de onboarding per nieuwe medewerker is afgerond. Staat er iemand al twee weken vast op één stap? Dan krijgt u een automatische herinnering zodat u tijdig kunt ingrijpen.

Na voltooiing van alle stappen sluit het onboarding-dossier automatisch. De historische gegevens (wie heeft wat wanneer afgerond) blijven bewaard in het personeelsdossier voor eventuele arbeidsrechtelijke vragen later.

Bekijk ook: Gesprekken & R&O-cyclus · Documentenkluis · Teamkalender