Functioneringsgesprekken en R&O-cyclus digitaal bijhouden

Beoordelingsgesprekken, functioneringsgesprekken en de R&O-cyclus (resultaat- en ontwikkelingsgesprekken) zijn arbeidsrechtelijk van groot belang. Werkow structureert de gespreksagenda, legt notities vast en maakt inzage door de werknemer eenvoudig, per praktijk instelbaar.

Wat is een R&O-gesprek?

R&O staat voor resultaat en ontwikkeling. Een R&O-gesprek is een gesprek tussen werkgever en medewerker over twee dingen tegelijk: welke resultaten zijn behaald in de afgelopen periode, en hoe ontwikkelt de medewerker zich verder. Het combineert daarmee de terugblik van een beoordelingsgesprek met de vooruitblik van een functioneringsgesprek.

In de praktijk werkt een R&O-cyclus met vaste momenten in het jaar: aan het begin worden afspraken en ontwikkeldoelen vastgelegd, halverwege volgt een tussenevaluatie, en aan het eind wordt teruggekeken op wat er van die afspraken terecht is gekomen. Omdat alle drie de momenten op dezelfde afspraken teruggrijpen, ontstaat er een doorlopend dossier in plaats van drie losse gesprekken.

Het verschil met een functionerings- en een beoordelingsgesprek

Welke vorm u kiest, is aan u: de wet schrijft geen gesprekscyclus voor. Wel geldt dat u een dossier moet kunnen laten zien als u ooit afscheid wilt nemen van een medewerker wegens onvoldoende functioneren. Losse gesprekken zonder verslag helpen u dan niet. Meer daarover leest u in ons artikel over functioneringsgesprekken in een kleine praktijk.

Hoe werkt de gespreksmodule?

Elke medewerker heeft een gesprekshistorie in Werkow. Als werkgever plant u eenvoudig een functioneringsgesprek in: kies de medewerker, stel de datum en het gesprekstype in (functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek, of R&O-gesprek) en stuur een automatische uitnodiging via Werkow.

Vóór het gesprek kunnen zowel werkgever als werknemer al reflectiepunten of voorbereidingsvragen invullen in hun eigen gespreksformulier. Tijdens of na het gesprek legt u de bespreekpunten, afspraken en een eventuele beoordeling vast in het gespreksverslag. Alle gegevens worden per gesprek opgeslagen in een chronologische gesprekshistorie.

De R&O-cyclus volgt een vaste structuur: per jaar zijn er minimaal twee formele gespreksmomenten — een tussenevaluatie en een eindgesprek. Werkow bewaakt automatisch de planning en herinnert u wanneer een gesprek gepland moet worden voor een medewerker.

Notities en verslagen: werkgever en werknemer

Na elk gesprek legt de werkgever het verslag vast in Werkow. Het verslag bevat de besproken onderwerpen, gemaakte afspraken en eventueel een beoordeling op een schaal naar keuze. De werkgever kan aantekeningen maken die alleen voor hem of haar zichtbaar zijn, en een apart "gedeeld verslag" opstellen dat de werknemer te zien krijgt.

Via de tenant-instelling "Werknemer-inzage gesprekken" bepaalt u of werknemers hun eigen gesprekshistorie kunnen inzien. Wanneer inzage is ingeschakeld, ziet de medewerker zijn eigen verslagen, de gemaakte afspraken en de beoordeling. Interne werkgeversaantekeningen blijven altijd verborgen voor de werknemer.

Arbeidsrechtelijk onderbouwd

Een goed bijgehouden gesprekshistorie is onmisbaar wanneer het arbeidsrechtelijk mis gaat. Bij een ontslag op grond van disfunctioneren eist de rechter aantoonbaar dat de werknemer tijdig is geïnformeerd over tekortkomingen en de gelegenheid heeft gekregen om te verbeteren. Werkow legt de data, inhoud en handtekening (digitale accordering) van elk gesprek vast, zodat u een dossier heeft dat standhoudt bij een UWV-vergunning of kantonrechtersontslag.

Bekijk ook: Onboarding nieuwe medewerkers · Opleidingen & cursussen · Documentenkluis