Het personeelsdossier: wat bewaart u, waar en hoe lang?

22 september 2026 · Werkow

Elk personeelslid dat bij u in dienst is of geweest is, vertegenwoordigt een reeks documenten en gegevens: het contract, diploma's, registratiebewijzen, verslagen van gesprekken, loonstroken. Als praktijkhouder bent u verplicht een deel daarvan te bewaren, en bent u ook verplicht een ander deel na verloop van tijd te verwijderen. Dat evenwicht, bewaren wat moet en weggooien wat niet meer mag, is de kern van een AVG-conform personeelsdossier. Dit artikel geeft een praktisch overzicht voor kleine zorgpraktijken.

Wat hoort er in een personeelsdossier?

Er is geen wettelijke lijst die precies voorschrijft wat in een personeelsdossier moet. Wel is er een duidelijke lijn: u bewaart alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de arbeidsrelatie of waartoe de wet u verplicht. In de praktijk gaat het om de volgende categorieen:

• Het arbeidscontract en eventuele aanhangsels of wijzigingen
• Kopie van het identiteitsbewijs (voor de loonadministratie)
• De ingevulde loonbelastingverklaring
• Diploma's en getuigschriften die relevant zijn voor de functie
• BIG-registratiebewijzen en kwaliteitsregistratie-certificaten (CKR, KP, KRF)
• Geheimhoudings- en integriteitsverklaringen
• Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
• Onboardingdocumenten en inwerkchecklist
• Correspondentie over arbeidsvoorwaarden of wijzigingen daarin

Wat er niet in hoort: medische gegevens, diagnoses, of gedetailleerde informatie over de reden van verzuim. U noteert dat iemand ziek is en wanneer; de inhoudelijke medische informatie behoort tot de privacy van de medewerker en mag niet in een algemeen personeelsdossier worden vastgelegd. Zie ook het blogartikel Een medewerker meldt zich ziek: wat mag u vragen en wat niet?

Bewaartermijnen: wat zegt de wet?

Er zijn meerdere wettelijke regimes die bewaartermijnen bepalen. Ze zijn niet altijd consistent en hebben elk hun eigen teller. Hieronder de breed gedocumenteerde en geverifieerde termijnen:

Let op: de termijnen voor loonbelastingverklaring en kopie ID lopen vanaf het einde van het dienstverband. De fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor de loonadministratie loopt doorgaans vanaf het boekjaar waarin de gegevens betrekking op hebben. Dit kunnen elkaar overlappende periodes zijn.

Medisch-privacygevoelige informatie: bijzondere categorie

Verzuimgegevens vallen onder bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG. Een diagnose, een psychiatrische aandoening, informatie over een operatie: dat zijn gegevens die u als werkgever niet mag verwerken, tenzij daar een expliciete wettelijke grondslag voor is. Die grondslag ontbreekt voor de meeste situaties in een kleine praktijk.

Wat u wel mag noteren: de datum van de ziekmelding, de verwachte hersteldatum als de medewerker die zelf aangeeft, en de voortgang van het re-integratietraject zonder medische details. De bedrijfsarts verwerkt de medische informatie en mag die niet zonder toestemming met u delen.

In de praktijk gaat het hier nog wel eens mis: een medewerker vertelt waarom hij of zij ziek is, en dat wordt genoteerd in het personeelsdossier. Doe dat niet, ook niet met de beste bedoelingen. Beperk verzuimregistratie tot de noodzakelijke feitelijke gegevens.

Sollicitanten: vier weken of een jaar

Afgewezen sollicitanten mogen u na de procedure maximaal vier weken in uw systeem houden. Na die periode moeten hun gegevens worden verwijderd. Wilt u iemand voor toekomstige vacatures onthouden, dan heeft u expliciete toestemming nodig van de kandidaat. Met die toestemming mag u de gegevens maximaal een jaar bewaren. Documenteer de toestemming en respecteer een verzoek tot verwijdering direct.

Waar bewaart u het personeelsdossier?

Een fysieke map in een afgesloten kast is wettelijk toegestaan, maar heeft een aantal praktische nadelen: niet snel doorzoekbaar, niet deelbaar op afstand, risico op verlies of beschadiging. Een gedeelde schijf of e-mailmap is ook een optie, maar introduceert vragen over toegangscontrole: wie mag welk dossier zien?

De Documentenkluis van Werkow organiseert documenten per medewerker met strikte toegangscontrole. Alleen praktijkhouders en admins zien de dossiers. Documenten worden opgeslagen op servers binnen de EU. U kunt per document aangeven of een bevestiging van de medewerker vereist is. Certificaten en registratiebewijzen koppelt u rechtstreeks aan de BIG- en kwaliteitsregistratie-module, zodat verloopdatums automatisch worden bewaakt.

Praktische aanpak voor een kleine praktijk

U hoeft geen uitgebreid systeem te bouwen. Drie stappen zijn al een groot verschil:

1. Maak bij indiensttreding een checklist van de verplichte documenten die u moet ontvangen: kopie ID, ingevulde loonbelastingverklaring, diploma's, registratiebewijzen. Sla ze bij indiensttreding op, niet weken later.
2. Noteer de verloopdatum van elk certificaat en registratie zodat u tijdig kunt signaleren. Als u Werkow gebruikt, doet de BIG-bewaking dat automatisch.
3. Stel een jaarlijks moment in waarop u dossiers doorloopt: zijn alle bewaartermijnen nog actueel? Zijn er documenten die al lang verlopen zijn en verwijderd kunnen worden?

Een compleet personeelsdossier is geen papieren oefening. Het is ook uw bescherming: als een medewerker achteraf betwist wat er is afgesproken, of als er vragen komen over een eerder dienstverband, heeft u de documentatie op orde.

← Alle artikelen