Een medewerker meldt zich ziek: wat mag u vragen en wat niet?

16 juni 2026 · Werkow

Een medewerker belt ziek. U wilt weten wat er aan de hand is, hoe lang de afwezigheid duurt en wie welke taken overneemt. Begrijpelijk, maar de AVG en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens stellen duidelijke grenzen aan wat u mag vragen en wat u mag vastleggen. Die grens overschrijden levert niet alleen een privacyrisico op, maar kan ook het vertrouwen in de arbeidsrelatie schaden. Dit artikel zet precies op een rij wat wel en niet mag.

Waarom zijn er beperkingen bij een ziekmelding?

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG. Ze mogen alleen worden verwerkt door personen die zijn gehouden aan een beroepsgeheim, zoals een bedrijfsarts. U als werkgever valt daar niet onder. Dat is de reden dat de Autoriteit Persoonsgegevens uitdrukkelijk aangeeft dat een werkgever niet naar de aard of oorzaak van de ziekte mag vragen en medische informatie niet mag vastleggen in het personeelsdossier.

Dit klinkt misschien onlogisch: u bent verantwoordelijk voor de re-integratie, maar mag niet weten wat er medisch aan de hand is. Die spanning is bewust. De wetgever heeft ervoor gekozen deze informatie te beleggen bij de bedrijfsarts, die u dan adviseert over de belastbaarheid en mogelijkheden van de medewerker, zonder de diagnose te delen.

Wat mag u NIET vragen of vastleggen?

De volgende informatie mag u als werkgever niet opvragen bij een ziekmelding en ook niet vastleggen in het personeelsdossier of een registratiesysteem:

• De aard van de ziekte of de klachten (wat heeft de medewerker precies?)
• De medische oorzaak van de ziekte
• Medicijngebruik of behandelingen
• Diagnoses of medische bevindingen van een arts

Dit geldt ook als de medewerker vrijwillig deze informatie wil delen. U mag het wel aanhoren, maar u mag het niet registreren. Als een medewerker zegt "ik heb een hernia", noteert u dat niet in een systeem of dossier.

Wat mag u WEL vragen?

Er zijn gelukkig genoeg praktische vragen die u wettelijk mag stellen. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag u bij een ziekmelding informeren naar:

• Het telefoonnummer waarop de medewerker bereikbaar is, en het verpleegadres als dat verschilt van het woonadres
• De vermoedelijke duur van de ziekte (hoe lang verwacht de medewerker afwezig te zijn?)
• Lopende afspraken of werkzaamheden die overgenomen of verzet moeten worden
• Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval (relevant voor uw verzekeraar)
• Of er sprake is van een vangnetsituatie (denk aan zwangerschap of orgaandonatie), zonder dat u vraagt naar de reden

Die laatste vraag is relevant omdat in bepaalde vangnetsituaties het UWV de loondoorbetaling overneemt. U vraagt dan niet naar de medische reden, maar alleen of de situatie van toepassing is.

Wat legt u wel vast in de registratie?

In uw verzuimregistratie legt u alleen organisatorische en procedurele informatie vast:

• Naam medewerker
• Eerste ziektedag
• Datum en tijdstip van de melding en wie die heeft ontvangen
• Verwachte duur of herstelmoment (globaal, zonder medische onderbouwing)
• Contactgegevens tijdens ziekte als die afwijken
• Datum van contact in week 1 en de processtap die u hebt gezet

Aantekeningen van de bedrijfsarts over belastbaarheid en re-integratie-adviezen mogen wel in het re-integratiedossier, maar dat dossier staat los van het personeelsdossier en heeft een eigen toegangsbeheer.

Bekijk hoe de ziekmelden-module in Werkow de registratie begeleidt zonder dat u per ongeluk medische informatie vastlegt.

Mag u een doktersbriefje vragen?

U mag een medewerker vragen een doktersverklaring te overleggen als bewijs van ziekte, maar zo'n verklaring mag alleen bevestigen dat de medewerker arbeidsongeschikt is. De arts mag daarin geen diagnose vermelden. Als er toch een diagnose op staat, mag u die informatie niet bewaren. In de praktijk vraagt u dit pas als er gegronde twijfel bestaat over de ziekmelding, of na een bepaald aantal meldingen per jaar als u dit in uw verzuimbeleid heeft opgenomen.

Hoe richt u de registratie goed in?

De eenvoudigste manier om fouten te vermijden is een registratieformulier of systeem dat alleen de toegestane velden bevat. Als er geen vrij tekstveld is waar "hernia" of "burnout" in kan worden ingetypt, ontstaat de fout niet. Dat is precies hoe de ziekmeldingsregistratie in Werkow werkt: u legt datum, verwachte duur en procedurele notities vast. Geen vrij medisch veld.

Wilt u ook weten hoe een volledig verzuimbeleid eruitziet voor een kleine zorgpraktijk? Lees dan het artikel Verzuimbeleid opzetten in een kleine zorgpraktijk.

Houdt een medewerker langer aan en gaan de Wet Poortwachter-verplichtingen in? Bekijk dan de Poortwachter-tijdlijn calculator om alle deadlines voor uw situatie in kaart te brengen.

Samenvatting: de praktische checklist

← Alle artikelen