Verzuimbeleid opzetten in een kleine zorgpraktijk: praktisch stappenplan

9 juni 2026 · Werkow

Als praktijkhouder met een handvol medewerkers heeft u geen HR-afdeling die de ziekteverzuimregels bijhoudt. Toch gelden voor u dezelfde wettelijke verplichtingen als voor een bedrijf met honderd mensen. Een werkbaar verzuimbeleid hoeft niet ingewikkeld te zijn: het gaat om heldere afspraken, een vaste ziekmeldingsroute en een goede registratie vanaf dag een. Dit stappenplan helpt u op weg.

Waarom een verzuimbeleid, ook in een kleine praktijk?

In de gezondheids- en welzijnszorg lag het gemiddelde verzuimpercentage in 2024 rond 7 tot 8 procent (bron: CBS). Voor een praktijk met vijf medewerkers betekent dat al snel dat er op enig moment iemand langdurig uitvalt. Zonder beleid reageert u ad hoc: u weet niet precies wanneer u de bedrijfsarts moet inschakelen, wanneer u het UWV moet informeren en hoe u het gesprek over re-integratie voert.

Een loonsanctie van het UWV bij een gemiste Poortwachter-termijn kan oplopen tot een jaar extra loon. Voor een medewerker met een bruto maandsalaris van 2.500 euro is dat 30.000 euro. Die schade vermijdt u goedkoper met een paar pagina's beleid en een sluitende registratie.

Bekijk ook hoe u uw verzuimcijfers bijhoudt om patronen vroeg te signaleren.

Stap 1: leg de ziekmeldingsroute vast

De eerste vraag die medewerkers hebben als ze ziek zijn: bij wie meld ik me, hoe en voor hoe laat? Als dat niet helder is, belt de een de praktijkassistente, mailt de ander naar de groepsapp en weet u het zelf als laatste.

Stel minimaal vast:

• Bij wie meldt de medewerker zich ziek (directe leidinggevende, u zelf of een vaste vervanger)?
• Voor hoe laat moet de melding binnen zijn (gebruikelijk: voor aanvang van de werkdag)?
• Via welk kanaal: telefoon, app of beide?
• Wat er in de melding minimaal vermeld wordt: naam, datum en of er lopende afspraken of taken zijn die overgenomen moeten worden.

Leg dit in een A4-tje of intern document vast en bespreek het bij indiensttreding. Meer over wat u bij een ziekmelding mag vragen leest u in het artikel Een medewerker meldt zich ziek: wat mag u vragen en wat niet?

Stap 2: registreer elke ziekmelding direct

Een goede verzuimregistratie begint op dag een. Leg minimaal vast: de eerste ziektedag, wie de melding heeft ontvangen en wanneer. Dat klinkt simpel, maar in de praktijk gaat het hier al fout. Als u twee weken later wilt weten wanneer de ziekteperiode begon, heeft u een probleem als u alleen op geheugen vertrouwt.

De registratie dient ook als bewijs richting het UWV bij een eventuele loonsanctiediscussie. Een tijdstempel in een systeem weegt zwaarder dan een notitie op een post-it.

Met de ziekmelden-module in Werkow legt u een melding in enkele seconden vast. De eerste ziektedag, het verwachte herstelmoment en relevante opmerkingen staan direct in het dossier.

Stap 3: neem contact op in de eerste week

Er is geen wettelijke termijn voor het eerste contactmoment in week 1, maar het is de basis voor een goed traject. Bel de medewerker binnen twee of drie werkdagen. Het doel is niet om medische informatie te krijgen, maar om te laten weten dat u betrokken bent, te horen hoe het gaat en af te stemmen wie welke taken overneemt.

Noteer de datum en de uitkomst van dit gesprek. Als het verzuim langer duurt, begint de Wet Poortwachter-tijdlijn al in week 6 met de probleemanalyse door de bedrijfsarts. Die termijn loopt sneller dan u denkt.

Stap 4: weet wanneer de bedrijfsarts in beeld komt

Als een medewerker zes weken ziek is, bent u wettelijk verplicht een probleemanalyse te laten opstellen door de bedrijfsarts. In week 8 stelt u samen met de medewerker een plan van aanpak op. In week 42 meldt u de medewerker ziek bij het UWV. In week 52 evalueert u het traject.

Dit zijn harde deadlines, geen vuistregels. Een volledig overzicht van alle Poortwachter-stappen staat in het artikel Wet Poortwachter voor kleine werkgevers: alle stappen en deadlines.

U kunt ook de Poortwachter-tijdlijn calculator gebruiken: vul de eerste ziektedag in en u ziet per stap de uiterste datum.

Stap 5: spreek gedragsregels af, geen medische regels

Een verzuimbeleid gaat niet over de inhoud van ziektes, maar over gedrag en procedures. Wat zijn de verwachtingen rondom bereikbaarheid als iemand ziek is? Wanneer brengt een medewerker een doktersbriefje mee? Wanneer meldt u een medewerker beter als diegene terugkomt?

Enkele praktische afspraken die in een beleid thuishoren:

• Bereikbaarheid: is de medewerker telefonisch bereikbaar voor overleg, of juist niet?
• Terugkeermoment: spreek af dat een medewerker zich hersteld meldt zodat u de ziekmelding kunt sluiten.
• Bezoek arbodienst: u mag een medewerker verplichten naar de bedrijfsarts te gaan. Leg dit in het beleid vast.
• Thuiswerken bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid: mag dat, en zo ja, onder welke voorwaarden?

Stap 6: evalueer uw verzuimcijfers periodiek

Een beleid zonder terugkoppeling veroudert snel. Plan twee keer per jaar een moment om uw verzuimcijfers te bekijken. Hoeveel procent van de beschikbare uren is er door ziekte weggevallen? Zijn er medewerkers die zich vaker dan gemiddeld kortdurend ziekmelden? Dat signaal vraagt een ander gesprek dan langdurig verzuim.

De formule: (totaal verzuimdagen / totaal beschikbare werkdagen) x 100 = verzuimpercentage. Meer toelichting en de CBS-benchmark voor de zorg vindt u op de pagina Verzuimstatistieken.

← Alle artikelen