Wet Poortwachter voor kleine werkgevers: alle stappen en deadlines

23 juni 2026 · Werkow

De Wet Poortwachter geldt voor elke werkgever in Nederland, ook als u een fysiotherapiepraktijk met vier medewerkers runt. De wet schrijft voor welke stappen u moet zetten als een medewerker langdurig ziek is, en schrijft ook voor wanneer u die stappen moet zetten. Mist u een deadline, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen: tot een jaar extra loonbetaling bovenop de al verplichte twee jaar. Dit artikel geeft u een compleet overzicht van alle stappen en termijnen.

De tijdlijn in een oogopslag

De Poortwachter-klok start op de eerste officieel geregistreerde ziektedag. Alle termijnen lopen daarvandaan. Hieronder staan de verplichte momenten per weeknummer.

Gebruik de Poortwachter-tijdlijn calculator om alle concrete data voor uw situatie te berekenen op basis van de eerste ziektedag.

Week 1: eerste contact

Er is geen wettelijke termijn voor het eerste contactmoment, maar de Wet Poortwachter veronderstelt dat u actief betrokken bent bij de re-integratie van uw medewerker. Neem binnen twee tot drie werkdagen contact op. Stel geen medische vragen: vraag hoe het gaat, welke taken overgenomen moeten worden en of er praktische ondersteuning nodig is. Leg dit gesprek kort vast met datum en strekking. Meer over wat u bij dit gesprek mag vragen staat in het artikel Een medewerker meldt zich ziek: wat mag u vragen en wat niet?

Week 6: probleemanalyse door de bedrijfsarts

Als een medewerker in week 6 nog steeds ziek is, bent u verplicht de medewerker naar de bedrijfsarts te sturen. De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op met daarin een oordeel over de belastbaarheid van de medewerker en de re-integratiemogelijkheden. Let op: de bedrijfsarts deelt geen diagnose met u, alleen functionele beperkingen en adviezen.

De probleemanalyse is het vertrekpunt voor het plan van aanpak. Zonder probleemanalyse kunt u geen goed plan opstellen, en dat is precies wat het UWV later toetst.

Week 8: plan van aanpak en casemanager

Uiterlijk in week 8 stelt u samen met de medewerker een plan van aanpak op. Dat plan bevat:

• De re-integratiedoelstelling (volledig herstel, deeltijd terugkeer of spoor 2)
• De concrete stappen die werkgever en werknemer zetten
• De planning en evaluatiemomenten
• Wie de casemanager is die het traject bewaakt

In een kleine praktijk bent u als praktijkhouder meestal zelf de casemanager. Dat is toegestaan, mits u de voortgang ook daadwerkelijk bijhoudt en vastlegt. Het plan van aanpak is een levend document: u werkt het bij als de situatie verandert.

Week 42: de UWV-melding

Uiterlijk 42 weken na de eerste ziektedag meldt u de medewerker officieel ziek bij het UWV via de werkgeversportaal. Dit is een administratieve handeling, maar een verplichte. Doet u dit te laat, dan ontvangt u een boete. Werkow herinnert u van tevoren aan deze deadline zodat u niet voor verrassingen staat.

De UWV-melding is ook het moment om uw administratie te controleren: heeft u de probleemanalyse, het plan van aanpak en de voortgangsnotities goed bijgehouden? Die stukken heeft u nodig als het UWV later vragen stelt.

Week 52: eerstejaarsevaluatie

Na 52 weken evalueert u het re-integratietraject samen met de medewerker. U stelt vast of het plan van aanpak nog klopt, of de doelstelling bijgesteld moet worden en welke stappen u in het tweede jaar neemt. De evaluatie legt u schriftelijk vast en ondertekenen werkgever en werknemer. Een uitgebreide toelichting op deze stap staat in het artikel Eerstejaarsevaluatie bij langdurig verzuim: zo pakt u die aan.

Week 88-91: re-integratieverslag voor de WIA

Als de medewerker rond week 88 nog steeds niet volledig inzetbaar is, bereidt u het re-integratieverslag voor. Dat verslag bundelt alle stappen uit het Poortwachter-traject: probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties en voortgangsnotities. Het UWV gebruikt dit verslag bij de beoordeling van de WIA-aanvraag van de medewerker.

Een onvolledig verslag is een veelvoorkomende reden voor een loonsanctie. Dat is juist voor kleine praktijken een risico: als u het dossier tussentijds niet hebt bijgehouden, heeft u in week 88 een probleem. De Wet Poortwachter-module in Werkow houdt alle stappen bij en bewaart de notities per processtap.

Wat kost een loonsanctie?

Bij een loonsanctie betaalt u de medewerker maximaal 52 extra weken door. In het ergste geval betaalt u dus 104 weken in totaal (bijna 2,5 jaar loon) in plaats van de gebruikelijke 104 weken zonder sanctie. Voor een medewerker met een bruto maandsalaris van 2.500 euro loopt dat op tot 30.000 euro extra. De meeste sancties worden opgelegd omdat de werkgever een termijn heeft gemist of het dossier onvolledig is, niet omdat er geen re-integratie-inspanningen zijn geleverd.

← Alle artikelen