Eerstejaarsevaluatie bij langdurig verzuim: zo pakt u die aan

15 september 2026 · Werkow

Als een medewerker rond week 52 nog steeds ziek is, bent u als werkgever verplicht een eerstejaarsevaluatie uit te voeren. Dit is een vast onderdeel van de Wet Poortwachter: u evalueert samen met de medewerker het re-integratietraject van het afgelopen jaar en stelt het plan van aanpak bij voor het tweede jaar. Een goed uitgevoerde evaluatie is niet alleen een wettelijke vereiste, het is ook het moment om eerlijk te kijken of het traject op de goede koers ligt. Dit artikel legt uit wat er in de evaluatie moet staan, hoe u die voorbereidt en welke fouten u het beste kunt vermijden.

Wat is de eerstejaarsevaluatie precies?

De eerstejaarsevaluatie is een verplicht overlegmoment rond week 52 van het verzuim. U evalueert samen met de medewerker het plan van aanpak dat u in week 8 hebt opgesteld. De vragen die centraal staan:

• Zijn de re-integratiedoelstellingen uit het plan van aanpak behaald?
• Is de medewerker gedeeltelijk of volledig terug aan het werk, of is dat nog niet gelukt?
• Zijn de afgesproken stappen door beide partijen genomen?
• Wat is de verwachting voor het tweede jaar?

De uitkomst van dit gesprek legt u schriftelijk vast. Werkgever en werknemer ondertekenen het verslag. Dat document gaat later op in het re-integratieverslag dat u bij de WIA-aanvraag van de medewerker moet indienen (rond week 88 tot 91).

Wanneer vindt de evaluatie precies plaats?

Er is geen exacte wettelijke datum: de evaluatie moet plaatsvinden rond week 52, dus ergens tussen week 50 en week 54 is gebruikelijk. Plan het gesprek op tijd in, want u heeft ook tijd nodig om het verslag voor te bereiden en eventueel nog een actueel advies van de bedrijfsarts op te vragen. De Poortwachter-tijdlijn calculator berekent de concrete datum op basis van de eerste ziektedag van uw medewerker.

Hoe bereidt u de evaluatie voor?

Een goede voorbereiding kost u een uur, maar voorkomt een ongemakkelijk gesprek waarbij u beiden improviseert. Verzamel voor het gesprek:

• Het plan van aanpak uit week 8, inclusief eventuele bijstellingen
• De voortgangsnotities die u gedurende het jaar hebt bijgehouden (gespreksdatums, afspraken, tussentijdse wijzigingen)
• Het meest recente advies van de bedrijfsarts over de belastbaarheid van de medewerker
• Een overzicht van de gewerkte uren of re-integratieactiviteiten als er sprake is van gedeeltelijke werkhervatting

Als u gedurende het jaar de voortgang goed hebt bijgehouden in de Wet Poortwachter-module, heeft u al deze informatie bij de hand. Als de notities er niet zijn, moet u nu reconstrueren wat er is gebeurd, en dat is precies het risico dat het UWV ziet als een onvolledig dossier.

Wat moet er in het verslag van de eerstejaarsevaluatie?

Het verslag is geen uitgebreid HR-document. Het hoeft niet meer dan een of twee pagina's te zijn, maar moet wel de juiste onderdelen bevatten:

• Naam medewerker en datum eerste ziektedag
• Datum van de evaluatie
• Samenvatting van de re-integratieactiviteiten in het eerste jaar
• Beoordeling of de doelstellingen uit het plan van aanpak zijn gehaald (met uitleg als dat niet zo is)
• Bijgestelde doelstelling voor het tweede jaar
• Concrete afspraken voor de komende periode
• Handtekening van werkgever en werknemer

Als de medewerker het niet eens is met de inhoud van het verslag, mag hij of zij dat schriftelijk kenbaar maken. Voeg die reactie dan toe als bijlage. Het UWV beoordeelt het dossier als geheel, inclusief eventuele geschilpunten.

Wat als de re-integratie niet goed verloopt?

De eerstejaarsevaluatie is ook het moment om eerlijk te zijn als het traject stroef loopt. Als de medewerker onvoldoende meewerkt aan de re-integratie, legt u dat vast. Als u als werkgever onvoldoende passende werkzaamheden heeft kunnen aanbieden, legt u ook dat vast, inclusief de reden. Verzwijg dit niet: het UWV verwacht dat u transparant bent over wat er is geprobeerd en waarom iets niet is gelukt.

Is er na het eerste jaar geen perspectief op terugkeer in de eigen functie, dan is dit het moment om te bespreken of re-integratie bij een andere werkgever (spoor 2) een optie is. Dat traject moet u dan in het bijgestelde plan van aanpak opnemen.

Veelgemaakte fouten bij de eerstejaarsevaluatie

De meest voorkomende problemen die het UWV ziet bij kleine werkgevers:

• De evaluatie is helemaal niet gedocumenteerd, terwijl het gesprek wel heeft plaatsgevonden
• Het verslag is ingevuld door de werkgever alleen, zonder betrokkenheid van de medewerker
• Er zijn geen concrete afspraken voor het tweede jaar opgenomen
• De evaluatie heeft maanden te laat plaatsgevonden
• Het dossier van het eerste jaar is zo mager dat de evaluatie nergens op gebaseerd kan worden

Dat laatste punt is het moeilijkst te herstellen. Als u gedurende het jaar geen voortgangsnotities heeft bijgehouden, staat u met lege handen bij de evaluatie. Dat is ook de reden waarom het bijhouden van het dossier gedurende het hele traject even belangrijk is als de evaluatie zelf.

Wat volgt na de eerstejaarsevaluatie?

Na week 52 loopt het traject door. U blijft het plan van aanpak uitvoeren en bijstellen. Rond week 88 tot 91 stelt u het re-integratieverslag samen voor de WIA-aanvraag. Dat verslag bevat alle stukken uit het Poortwachter-traject, inclusief de eerstejaarsevaluatie. Een volledig overzicht van alle stappen en termijnen vindt u in het artikel Wet Poortwachter voor kleine werkgevers: alle stappen en deadlines.

Bekijk ook hoe de verzuimstatistieken in Werkow u helpen om de totale impact van langdurig verzuim op uw praktijk inzichtelijk te maken.

← Alle artikelen