Vakantiedagen en verlofregistratie: de wettelijke regels voor werkgevers

18 augustus 2026 · Werkow

Vakantiedagen zijn een bron van fouten in veel kleine praktijken. Saldo's kloppen niet, medewerkers denken meer uren te hebben dan ze hebben, en u heeft geen idee wanneer wettelijke dagen vervallen. Dit artikel bespreekt de regels die u als werkgever moet kennen: hoeveel dagen iemand recht heeft, wanneer ze vervallen en hoe u het saldo bijhoudt voor parttime medewerkers.

Hoeveel vakantiedagen heeft een medewerker wettelijk recht op?

De wettelijke minimale vakantie-aanspraak is 4 maal de wekelijkse arbeidsduur. Dat klinkt abstract, maar is eenvoudig te berekenen:

• Werkt iemand 40 uur per week? Dan heeft die medewerker recht op 4 x 40 = 160 uur vakantie per jaar (omgerekend 20 werkdagen bij een 5-daagse werkweek).
• Werkt iemand 24 uur per week? Dan geldt 4 x 24 = 96 uur per jaar.
• Werkt iemand 32 uur per week? Dan geldt 4 x 32 = 128 uur per jaar.

Dit zijn de wettelijke minimums. Uw cao of arbeidsovereenkomst kan meer dagen toekennen. Alles boven het wettelijk minimum zijn bovenwettelijke vakantiedagen, waarvoor andere regels gelden voor vervallen en verjaren.

Wettelijke vakantiedagen: vervaltermijn op 1 juli

Wettelijke vakantiedagen vervallen 6 maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. In de praktijk betekent dit dat de wettelijke dagen van het vorige jaar op 1 juli vervallen. Dagen die in 2025 zijn opgebouwd, vervallen dus op 1 juli 2026, tenzij de medewerker ze voor die datum heeft opgenomen.

Er is een uitzondering: als de medewerker de vakantiedagen redelijkerwijs niet heeft kunnen opnemen (bijvoorbeeld door langdurige ziekte of bijzondere omstandigheden), dan vervallen de dagen niet op 1 juli. In dat geval geldt de langere verjaringstermijn. Dit is een wettelijke bescherming voor de medewerker en geen keuze van de werkgever.

Als werkgever doet u er goed aan uw medewerkers tijdig te herinneren aan openstaande wettelijke dagen, zeker in het tweede kwartaal. Zo voorkomt u verrassingen en mogelijke discussies over of iemand de kans heeft gehad om de dagen op te nemen.

Bovenwettelijke vakantiedagen: verjaring na 5 jaar

Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een veel ruimere termijn. Deze dagen verjaren pas na 5 jaar. Een dag die is opgebouwd in 2021 vervalt in dat geval pas op 1 januari 2027 (of 5 jaar na de laatste dag van het opbouwjaar, afhankelijk van hoe uw arbeidsovereenkomst of cao dit formuleert).

De langere termijn geeft meer flexibiliteit, maar kan ook leiden tot grote openstaande saldi als medewerkers structureel te weinig verlof opnemen. Houd het saldo in de gaten en maak in het functionerings- of salarisgespreks afspraken over het inlopen van een hoog saldo.

Vakantiegeld: minimaal 8 procent

Naast vakantiedagen heeft iedere medewerker recht op vakantiegeld. Het wettelijk minimum is 8 procent van het bruto jaarloon. Vakantiegeld wordt doorgaans in mei of juni uitbetaald over de periode van juni van het vorige jaar tot en met mei van het lopende jaar, maar uw cao of arbeidsovereenkomst kan andere afspraken bevatten.

Vakantiegeld staat los van het vakantiedagensaldo. Opgenomen vakantiedagen verlagen het saldo, maar hebben geen invloed op het vakantiegeld. Dat wordt berekend over het loon, niet over de opgenomen dagen.

Opbouw bij parttime medewerkers

Bij parttime medewerkers wordt de vakantie-aanspraak berekend naar rato van de contractomvang. De formule blijft hetzelfde: 4 maal de wekelijkse arbeidsuren. Een medewerker die 3 dagen per week werkt (bij een 5-daagse werkweek 60 procent van fulltime) heeft recht op 60 procent van de vakantie-aanspraak van een fulltime medewerker.

In de praktijk is het het eenvoudigst om vakantiedagen in uren bij te houden in plaats van in dagen. Dat voorkomt discussie wanneer iemand een vrije dag neemt die meer of minder uren beslaat dan een gemiddelde werkdag. Een medewerker die normaal 8 uur op dinsdag werkt en een vrije dinsdag opneemt, schrijft 8 uur af van haar saldo, niet 1 dag.

Bij wisselende contracturen (oproepkrachten of nul-urencontracten) baseert u de opbouw op het gemiddeld gewerkte aantal uren per week over een representatieve periode.

Verlof opnemen tijdens ziekte

Een medewerker die ziek is bouwt vakantiedagen op, tenzij de arbeidsovereenkomst of cao hiervan afwijkt voor bovenwettelijke dagen. Wettelijke vakantiedagen blijven tijdens ziekte volledig oplopen. Dat kan betekenen dat een langdurig zieke medewerker bij terugkeer een aanzienlijk saldo heeft opgebouwd.

Vakantiedagen mogen in overleg worden opgenomen tijdens ziekte, maar u kunt een zieke medewerker niet verplichten verlof op te nemen. Maak hier tijdig afspraken over in het re-integratieproces, zodat een oplopend saldo geen verrassing wordt aan het einde van een lang ziekteverzuim.

Registratie in de praktijk: wat u moet bijhouden

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor een correcte verlofadministratie. U moet per medewerker bijhouden:

• Het openstaande saldo wettelijke vakantiedagen, met vermelding van het opbouwjaar
• Het openstaande saldo bovenwettelijke vakantiedagen
• De opgenomen verlofperiodes met datum en aantal uren
• Eventuele overdracht van saldo naar een volgend jaar

In een Excel-bestand is dit op papier haalbaar voor 3 medewerkers, maar bij 8 of 10 medewerkers met verschillende contracturen en een mix van wettelijke en bovenwettelijke dagen wordt het al snel foutgevoelig. Een saldo dat net te hoog of te laag is ingeschat, kan bij uitdiensttreding leiden tot een nabetaling of inhouding die u achteraf niet meer goed kunt onderbouwen.

De verlof-module van Werkow houdt het saldo per categorie bij, rekent automatisch naar rato om voor parttime medewerkers en geeft u een overzicht van wanneer wettelijke dagen dreigen te vervallen.

Voor bijzondere verlofsoorten zoals zwangerschapsverlof of ouderschapsverlof gelden eigen regels die los staan van het vakantiedagensaldo. Lees meer in de artikelen over zwangerschapsverlof als werkgever en betaald en onbetaald ouderschapsverlof.

← Alle artikelen