Inwerkschema voor een nieuwe medewerker: week voor week

25 augustus 2026 · Werkow

Een nieuwe fysiotherapeut of ergotherapeut die in september begint: dat geeft ruimte in de agenda, maar vraagt ook voorbereiding. Een inwerkschema is daarvoor geen overbodige luxe. Het is het verschil tussen een medewerker die na drie maanden zelfstandig functioneert en een medewerker die na drie maanden nog steeds bij elke vraag bij u aanklopt. Dit artikel geeft u een praktische week-voor-week-aanpak die past bij een kleine zorgpraktijk.

Waarom een inwerkschema loont

In kleine praktijken gaat inwerken nog vaak informeel: de nieuwe collega loopt een dag mee, krijgt een rondleiding en daarna "pikt het vanzelf op". Dat werkt tot op zekere hoogte. Maar zonder structuur zijn er altijd dingen die worden vergeten: het bespreken van het calamiteitenprotocol, het vastleggen van het BIG-registratienummer, het plannen van het proeftijdgesprek in week twee.

Een inwerkschema dwingt u om dit vooraf te bedenken. U doet het werk eenmalig, en elke volgende nieuwe medewerker profiteert van dezelfde opzet. Bovendien is een schriftelijk inwerkprogramma aantoonbaar: als er later vragen ontstaan over wat de medewerker wel of niet heeft gehoord in de eerste weken, heeft u de documentatie beschikbaar.

Checklist: de dag voor de eerste werkdag

Goed inwerken begint voordat de nieuwe medewerker door de deur stapt. Regel dit van tevoren:

• Sleutel of toegangspas klaarzetten
• Werkplek inrichten (bureau, computer, benodigde materialen)
• Werkow-account aanmaken en uitnodiging versturen
• E-mailadres en toegang tot praktijksoftware instellen
• Personeelshandboek digitaal klaarzetten
• Rooster voor de eerste twee weken invullen
• Aanspreekpersoon aanwijzen voor vragen

Week 1: toegang en eerste kennismaking

De eerste week draait om basiszaken. De nieuwe medewerker moet weten waar alles staat, wie wie is en wat de dagelijkse werkwijze is. Concreet betekent dat:

• Rondleiding door de praktijk: behandelruimtes, keuken, nooduitgang
• Introductiegesprek met u: taken, verwachtingen, werkwijze en teamstructuur
• BIG-registratienummer en vervaldatum noteren (indien van toepassing voor de functie)
• Personeelshandboek doornemen en digitaal accorderen
• Geheimhoudingsverklaring ondertekenen
• Arbo-instructie en calamiteitenprotocol doornemen
• Kennismaken met het EPD-systeem of de dossiervoeringsprotocollen van uw praktijk

Plan aan het einde van week 1 een kort evaluatiemoment van tien minuten: hoe was de eerste week, wat is er onduidelijk, wat heeft de medewerker nodig? Dat geeft u vroeg een signaal als er iets niet goed loopt.

Weken 2 tot 4: meelopen en protocollen

In de tweede fase gaat de medewerker meer de diepte in. Meelopen met een ervaren collega is in deze periode de kern:

• Meelopen bij behandelingen of intakes, afhankelijk van de functie
• Dossiervoering oefenen en laten beoordelen
• Kwaliteitsregister-verplichtingen bespreken die gelden voor de functie (ERGOregister, NVLF-CKR, KP of andere)
• Proeftijdgesprek in week 2 inplannen en voeren
• Proeftijdgesprek in week 4 inplannen en voeren

De proeftijdgesprekken in week 2 en 4 zijn belangrijk: ze geven de medewerker feedback terwijl er nog ruimte is om bij te sturen, en ze leggen vast wat er is besproken. Registreer de uitkomsten van elk gesprek schriftelijk. In Werkow doet u dat direct in het gespreksverslag bij het medewerkersdossier.

Maanden 2 en 3: zelfstandig werken met begeleiding

Tegen het einde van de proeftijd werkt de medewerker zelfstandig, maar met een vaste aanspreekpersoon beschikbaar voor vragen. In deze fase:

• Zelfstandig behandelen of intakes afnemen, aanspreekpersoon op de achtergrond
• Scholings- en bijscholingswensen inventariseren: wat heeft de medewerker nodig om goed te functioneren?
• Evaluatiegesprek aan het einde van de proeftijd: hoe loopt het, wat zijn de afspraken voor de komende periode?
• Aandachtspunten schriftelijk vastleggen in het personeelsdossier

Het evaluatiegesprek aan het einde van de proeftijd is het moment om verwachtingen voor de langere termijn te bespreken. Wat zijn de taken, hoe loopt de samenwerking, zijn er aandachtspunten? Leg de uitkomsten altijd schriftelijk vast, ook als alles goed gaat. Dat is de basis voor de functioneringsgesprekken die later volgen.

Gebruik een template die u eenmalig instelt

U hoeft dit inwerkschema niet voor elke nieuwe medewerker opnieuw te bedenken. Stel eenmalig een standaard-template in met alle stappen die voor uw praktijk gelden. Als u een tweede of derde medewerker aanneemt, gebruikt u dezelfde opzet en past u aan wat specifiek is voor die functie.

In de onboarding-module van Werkow stelt u de template eenmalig in. Zodra u een nieuwe medewerker toevoegt, wordt automatisch een onboarding-dossier aangemaakt met alle taken erin. De medewerker ziet in de app welke stappen er nog openstaan. U ziet op het dashboard hoe ver de onboarding gevorderd is. Staat er een stap al twee weken open? Dan krijgt u een automatische herinnering.

Wat u in ieder geval schriftelijk vastlegt

Een inwerkschema is ook een verantwoordingsdocument. Als er later een vraag ontstaat, wilt u kunnen aantonen dat een medewerker bepaalde informatie heeft ontvangen. Leg minimaal vast:

• Datum waarop het personeelshandboek is doorgenomen en geaccordeerd
• Datum waarop de geheimhoudingsverklaring is ondertekend
• Data en uitkomsten van de proeftijdgesprekken
• BIG-registratienummer en vervaldatum
• Datum waarop de arbo-instructie is doorgenomen

In Werkow worden documenten die bij de onboarding horen automatisch opgeslagen in de documentenkluis van de medewerker. U hoeft ze niet apart te archiveren.

Lees ook: Functioneringsgesprekken in een kleine praktijk · Kwaliteitsregisters bewaken: BIG, CKR en KP

← Alle artikelen