Personeelsadministratie in een fysiotherapiepraktijk: zo krijgt u het rond

29 september 2026 · Werkow

Als eigenaar van een fysiotherapiepraktijk heeft u al een EPD voor dossiers en declaraties. Maar de administratie rondom uw medewerkers valt daar volledig buiten: ziekmeldingen, verlofaanvragen, gewerkte uren, Wet Poortwachter-verplichtingen en de bewaking van BIG-registraties. Dat zijn taken die geen enkel EPD oppakt. Ze belanden daardoor in een WhatsApp-groep, een spreadsheet of gewoon in uw hoofd. Dit artikel legt uit wat er onder de personeelsadministratie van een fysiotherapiepraktijk valt, waar het structureel misgaat en hoe u het naast uw bestaande EPD inricht zonder een groot HR-pakket aan te schaffen.

Wat valt er precies onder personeelsadministratie in een fysiopraktijk?

Het EPD of declaratiepakket dat u gebruikt voor uw patienten doet precies wat het moet doen: behandelplannen, voortgangsrapportages en facturen richting zorgverzekeraars. De personeelskant is iets anders. Daartoe behoren:

• Ziekmeldingen registreren en verzuim bijhouden
• Verlofaanvragen beoordelen en verlofsaldi bewaken
• Gewerkte uren accorderen en aanleveren aan de salarisadministrateur
• Wet Poortwachter-termijnen bewaken bij langdurig verzuim
• BIG-registraties en kwaliteitsregisters van uw therapeuten in de gaten houden
• Personeelsdocumenten (contracten, diploma's, certificaten) bewaren

Veel praktijkhouders regelen dit in losse tools of informeel. Dat werkt tot het misgaat. Op de pagina HR-software voor fysiotherapiepraktijken leest u welke pijnpunten het vaakst voorkomen in kleine fysiopraktijken en hoe Werkow die oplost.

Ziekmeldingen en verzuim: de appgroep-val

Een therapeut meldt zich ziek via WhatsApp. U leest het bericht, stuurt een begripvolle reactie en vergeet het te registreren. Drie weken later weet u niet meer precies wanneer de ziekmelding binnenkwam. Als het verzuim aanhoudt, is die begindatum cruciaal: alle Wet Poortwachter-termijnen lopen vanaf dag een.

Een tweede risico is inhoudelijk. De AVG bepaalt dat u bij een ziekmelding mag vastleggen dat iemand ziek is, maar niet waarom. In een WhatsApp-conversatie of een vrij tekstveld staat al snel meer dan wettelijk is toegestaan. Een gestructureerde ziekmelding via een app maakt dat onderscheid automatisch: datum vast, medische informatie buiten beeld.

Gebruik de verzuimpercentage calculator als u wilt weten hoe uw praktijk scoort ten opzichte van het gemiddelde in de zorg.

Verlof en uren van parttimers over meerdere locaties

De meeste fysiotherapeuten in een kleine praktijk werken parttime. Dat maakt verlof en uren ingewikkelder dan het lijkt. Een therapeut die drie dagen per week werkt, bouwt vakantiedagen op naar rato van zijn of haar contracturen. Wijzigen die uren tijdelijk, dan klopt het saldo in een spreadsheet al snel niet meer.

Komen daar meerdere locaties bij, dan wordt de vraag "wie werkt wanneer waar?" een dagelijkse administratieve opgave. Verlofaanvragen die worden ingediend per mail of mondeling, leiden tot overlappingen die u pas ziet als twee therapeuten tegelijk vrij blijken te zijn. In een praktijk waarbij elke behandelkamer bezet moet zijn, is dat direct merkbaar voor uw patienten.

Werkow houdt het verlofsaldo per medewerker automatisch bij op basis van de contracturen en toont bij elke nieuwe aanvraag direct de bezetting. Meer leest u op de verlofregistratie module. Gewerkte uren voeren medewerkers zelf in via de app; u accorderdet en exporteert als CSV. Bekijk de urenregistratie module of het artikel over urenregistratie voor parttimers in de zorgpraktijk.

BIG-registratie en kwaliteitsregister bewaken

Fysiotherapie is een artikel 3-beroep onder de Wet BIG. Elke fysiotherapeut die in het BIG-register staat, moet zich elke vijf jaar herregistreren. De wettelijke werkervaringseis daarvoor is 2.080 uur in vijf jaar als fysiotherapeut. Haalt een therapeut die uren niet, dan moet hij of zij een scholingstraject volgen. Mist iemand de deadline volledig, dan vervalt de BIG-registratie en mag de beschermde beroepstitel niet meer worden gevoerd.

Voor u als praktijkhouder is dat niet alleen een probleem voor de betrokken therapeut. U bent eindverantwoordelijk voor de bevoegdheid van uw medewerkers. Een verlopen BIG-registratie kan problemen opleveren bij declaraties richting zorgverzekeraars en bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd.

Naast de BIG-registratie houden veel fysiotherapeuten hun kwaliteitsregistratie bij via het Kwaliteitsregister Fysiotherapie Nederland (KRF NL), beheerd door het KNGF. Dat register kent een eigen vijfjaarscyclus met eisen rond accreditatiepunten, intercollegiaal overleg en intervisie. Als praktijkhouder moet u bewaken dat uw therapeuten ook die registratie actueel houden.

Werkow slaat per medewerker de verloopdatum van de BIG-registratie op en stuurt automatisch een waarschuwing ruim voor het verstrijken. Diploma's, certificaten en accreditatieoverzichten bewaar u in de Documentenkluis. Lees meer op de pagina BIG-bewaking. Het bredere artikel over kwaliteitsregisters bewaken in uw praktijk gaat in op BIG, KRF NL en andere registers naast elkaar.

Wet Poortwachter: waar kleine praktijken op stuklopen

In een kleine fysiotherapiepraktijk is een langdurig zieke therapeut al snel een forse verstoring van de bezetting. Tegelijkertijd activeren juist die gevallen de verplichtingen van de Wet Poortwachter. De termijnen die u als werkgever moet bewaken zijn strak:

• Week 6: probleemanalyse door de bedrijfsarts
• Week 8: plan van aanpak opstellen en casemanager aanwijzen
• Week 42: ziekmelding bij het UWV (de 42e-weeksmelding)
• Week 52: eerstejaarsevaluatie en bijstelling van het plan van aanpak
• Week 91: re-integratieverslag als de medewerker een WIA-aanvraag doet

Mist u een van deze momenten, dan riskeert u een loonsanctie van het UWV van maximaal een jaar extra loonbetaling. Dat is voor een kleine praktijk een aanzienlijk financieel risico.

Waar gaat het mis? Praktijkhouders weten de deadlines vaak globaal, maar in de drukte van patienten, declaraties en de dagelijkse operatie raken ze buiten beeld. Er is geen systeem dat automatisch herinnert. De Wet Poortwachter-module in Werkow opent automatisch een traject zodra een ziekmelding aanhoudt en stuurt herinneringen per mijlpaal. De Poortwachter-tijdlijn tool laat u zien welke deadlines gelden vanaf een gegeven eerste ziektedag.

Van losse lijstjes naar een vaste plek

De meeste kleine fysiotherapiepraktijken werken met een combinatie van Excel, een gedeelde agenda en mondelinge afspraken. Dat werkt als de situatie stabiel is en u een beperkt team heeft waarvan u alles uit uw hoofd kent. Het kantelpunt is bereikt zodra:

• u bij een uitdiensttreding niet direct weet wat het openstaande verlofsaldo is,
• een verzuimtraject langer dan zes weken loopt zonder dat de Wet Poortwachter-stappen zijn opgestart,
• u niet zeker weet wanneer een BIG-registratie van een van uw therapeuten verloopt,
• of medewerkers u vragen stellen over hun urensaldo of verlof die u niet direct kunt beantwoorden.

Dat zijn geen tekenen van slechte organisatie. Het zijn tekenen dat losse lijstjes de complexiteit niet meer aankunnen. Het artikel Personeelsadministratie in Excel: waar het knelt en wanneer software loont zet de afweging eerlijk naast elkaar.

Praktisch: waar begint u?

U hoeft de personeelsadministratie van uw fysiotherapiepraktijk niet in een keer om te gooien. Een werkbare aanpak is om te beginnen met de twee onderdelen met het grootste risico: ziekmeldingen en BIG-registraties. Registreer elke ziekmelding op de dag zelf met een begindatum. Zet de verloopdatums van alle BIG-registraties in een systeem dat u automatisch waarschuwt.

Verlof en uren voegt u daarna toe. Medewerkers wennen snel aan aanvragen via een app, zeker als ze zelf ook hun saldo kunnen inzien. Dat bespaart u vragen.

Werkow is ingericht voor praktijken van twee tot vijftien medewerkers. Er is geen implementatietraject en geen jaarcontract. U richt uw praktijk gratis in en besluit zelf wanneer u live gaat. Bekijk de rondleiding voor een overzicht van alle modules.

← Alle artikelen